HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ TẠP CHÍ
(Phần dành cho tác giả)

 

MỤC LỤC

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

PHẦN II: HƯỚNG DẪN THAO TÁC

1.      Thực hiện gửi bài báo trong trường

a.       Thực hiện gửi bài báo

b.      Thực hiện hiệu chỉnh bài báo

c.       Thực hiện xác nhận nội dung biên tập

2.      Thực hiện gửi bài ngoài trường

 


PHẦN I: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

 

Quy trình xuất bản tạp chí

STT

Tác giả

Ban biên tập

Trưởng tiểu ban

Cán bộ thẩm định

Hệ thống

Trạng thái bài báo

1

Gửi bài trong trường

Gửi bài ngoài trường

 

 

 

Gửi email thông báo kết quả gửi bài cho tác giả + đồng tác giả

Chờ kiểm tra trước tiếp nhận

2

 

Kiểm tra trước khi tiếp nhận

Duyệt bài báo ngoài trường

 

 

Gửi email thông báo kết quả cho tác giả + trưởng tiểu ban

Chờ duyệt

3

 

Tiếp nhận bài báo

 

 

 

Chờ mời cán bộ thẩm định

4

 

 

Giới thiệu cán bộ thẩm định

 

Gửi email mời cán bộ thẩm định

Chờ xác nhận của cán bộ thẩm định

5

 

 

 

Xác nhận lời mời thẩm định

 

Chờ kết quả thẩm định

6

 

 

 

Thực hiện thẩm định bài báo

 

Chờ kết quả thẩm định

7

 

Duyệt yêu cầu hiệu chỉnh (nếu có)

 

 

Gửi email yêu cầu hiệu chỉnh bài báo cho tác giả

Chờ tác giả hiệu chỉnh

8

Hiệu chỉnh bài báo theo yêu cầu (nếu có)

 

 

 

 

Chờ ban biên tập duyệt hiệu chỉnh

9

 

Duyệt hiệu chỉnh của tác giả (nếu có)

 

 

Gửi email thông báo cho cán bộ thẩm định tiến hành thẩm định lại (nếu có)

Chờ kết quả thẩm định

10

 

 

 

Thực hiện thẩm định lại (nếu có)

 

Chờ kết quả thẩm định

11

 

 

Tổng hợp kết quả thẩm định

 

 

Chờ kết quả thẩm định

12

 

Tổng hợp kết quả thẩm định (nếu có)

 

 

 

Chờ biên tập

13

 

Thực hiện biên tập nội dung bài báo

 

 

Gửi email kèm file nội dung bài báo đã biên tập cho tác giả (nếu có)

Chờ tác giả đồng ý biên tập

14

Xác nhận nội dung biên tập

 

 

 

 

Chờ công bố

15

 

Công bố bài báo

 

 

 

Chờ xuất bản

16

 

Xuất bản bài báo

 

 

 

Đã xuất bản

 

1.      Tác giả gửi bài báo:

a.       Gửi bài báo trong trường > Gửi thành công > Hệ thống gửi email thông báo kết quả gửi bài cho tác giả và đồng tác giả > Trạng thái bài báo: Chờ kiểm tra trước tiếp nhận > Sang bước 3.

b.      Gửi bài báo ngoài trường > Gửi thành công > Sang bước 2.

2.      Ban biên tập duyệt bài báo ngoài trường:

a.       Đạt > Bài báo được xuất bản.

b.      Không đạt > Bài báo không được xuất bản.

3.      Ban biên tập kiểm tra bài báo trước khi tiếp nhận:

a.       Tiếp nhận > Hệ thông gửi email thông báo đã kiểm tra bài báo cho tác giả > Trạng thái bài báo: Chờ duyệt > Sang bước 5.

b.      Từ chối > Bài báo được chuyển sang Danh sách bài báo bị từ chối > Sang bước 4.

4.      Ban biên tập xem xét lại bài báo bị từ chối:

a.       Chuyển lại tiếp nhận bài báo > Bài báo được chuyển sang Danh sách bài báo chờ tiếp nhận > Sang bước 5.

b.      Hủy bài báo > Xóa thông tin bài báo trên hệ thống.

5.      Ban biên tập tiếp nhận bài báo:

a.       Chấp nhận > Hệ thống gửi email thông báo đã tiếp nhận bài báo cho tác giả và trưởng tiểu ban > Trạng thái bài báo: Chờ mời cán bộ thẩm định > Sang bước 6.

b.      Từ chối > Bài báo được chuyển sang Danh sách bài báo bị từ chối > Quay lại bước 4.

6.      Trưởng tiểu ban giới thiệu cán bộ thẩm định > Thực hiện mời cán bộ thẩm định > Hệ thống gửi email mời cán bộ thẩm định > Trạng thái bài báo: Chờ xác nhận của cán bộ thẩm định > Sang bước 7.

7.       Cán bộ thẩm định xác nhận lời mời thẩm định:

a.       Đồng ý > Hệ thống gửi email thông báo kết quả cho trưởng tiểu ban + gửi email thông tin tài khoản đăng nhập cho cán bộ thẩm định > Trạng thái bài báo: Chờ kết quả thẩm định > Sang bước 8.

b.      Từ chối > Hệ thống gửi email thông báo kết quả cho trưởng tiểu ban > Quay lại bước 6.

8.      Cán bộ thẩm định thực hiện thẩm định bài báo:

a.       Chấp nhận/Từ chối và không yêu cầu thẩm định lại > Sau khi tất cả các cán bộ thẩm định đã thẩm định xong, sang bước 12.

b.      Chấp nhận/Từ chối và có yêu cầu thẩm định lại > Sang bước 9.

9.      Ban biên tập duyệt yêu cầu hiệu chỉnh > Chấp nhận yêu cầu hiệu chỉnh > Hệ thống gửi email cho tác giả yêu cầu hiệu chỉnh bài báo theo góp ý của cán bộ thẩm định > Trạng thái bài báo: Chờ tác giả hiệu chỉnh > Sang bước 10.

10.  Tác giả hiệu chỉnh bài báo > Trạng thái bài báo: Chờ ban biên tập duyệt hiệu chỉnh > Sang Bước 11.

11.  Ban biên tập duyệt hiệu chỉnh của tác giả:

a.       Đồng ý > Hệ thống gửi email thông báo cho cán bộ thẩm định tiến hành thẩm định lại > Trạng thái bài báo: Chờ kết quả thẩm định > Quay lại bước 8.

b.      Yêu cầu hiệu chỉnh lại > Hệ thống gửi email cho tác giả yêu cầu hiệu chỉnh lại bài báo theo góp ý của ban biên tập > Trạng thái bài báo: Chờ tác giả hiệu chỉnh > Quay lại bước 10.

12.  Trưởng tiểu ban tổng hợp kết quả thẩm định:

a.       Đạt > Trạng thái bài báo: Chờ biên tập > Sang bước 14.

b.      Không đạt > Trạng thái bài báo: Không đạt > Sang bước 13.

13.  Ban biên tập tổng kết kết quả thẩm định (nếu cần):

a.       Đạt > Trạng thái bài báo: Chờ biên tập > Sang bước 14.

b.      Không đạt > Trạng thái bài báo: Không đạt > Quay lại bước 13.

14.  Ban biên tập biên tập nội dung bài báo:

a.       Biên tập phần nội dung > Sang bước 14.b.

b.      Biên tập phần định dạng:

                                                              i.      Chuyển sang chờ công bố > Trạng thái bài báo: Chờ công bố > Sang bước 16.

                                                            ii.      Gửi tập tin biên tập cho tác giả > Hệ thống gửi email kèm tập tin nội dung bài báo đã biên tập cho tác giả > Trạng thái bài báo: Chờ tác giả đồng ý biên tập > Sang bước 15.

15.  Tác giả xác nhận nội dung biên tập > Tác giả cho ý kiến phản hồi > Hệ thống gửi email thông báo tác giả đã phản hồi cho ban biên tập > Trạng thái bài báo: Tác giả đã phản hồi > Quay lại bước 14.

16.  Ban biên tập công bố online bài báo > Trạng thái bài báo: Chờ xuất bản > Sang bước 17.

17.  Ban biên tập xuất bản bài báo > Trạng thái bài báo: Đã xuất bản.

 

 


PHẦN II: HƯỚNG DẪN THAO TÁC

-------------------------------

1.      Thực hiện gửi bài báo trong trường:

1.1.   Thực hiện gửi bài báo:

a.      Tại trang Quản lý của cán bộ, nhấn chọn phân hệ Quản lý tạp chí (Hình 1) > chọn “Tác giả” (Mục 1 – Hình 1) > chọn “Gửi bài báo trong trường”.

Hình 1 – Giao diện trang Quản lý tạp chí.

Diễn giải Hình 1:

Tác giả – Danh mục chức năng dành cho vai trò tác giả.

Cán bộ thẩm định – Danh mục chức năng dành cho vai trò cán bộ thẩm định.

Chi tiết – Thực hiện xem chi tiết thông tin bài báo.

Sửa – Thực hiện sửa thông tin bài báo (chỉ hiển thị đối với bài báo chờ gửi hoặc cần hiệu chỉnh).

Chọn – Thực hiện chọn hoặc bỏ chọn dòng thông tin bài báo (chỉ hiển thị đối với bài báo chờ gửi).

Gửi bài báo – Thực hiện gửi bài báo trong trường.

Xóa – Thực hiện xóa dòng thông tin bài báo đã chọn.

 

b.      Tại trang Thông tin bài báo (Hình 2), nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc (thông tin có dấu *).

c.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 2) để lưu các thông tin vừa nhập và tiếp tục hoặc nút “Trở về” (Mục 4 – Hình 2) để quay lại trang Quản lý tạp chí (Hình 1).

 

Hình 2 – Giao diện trang Thông tin bài báo.

 

Diễn giải Hình 2:

Xóa – Thực hiện xóa từ khóa trên dòng tương ứng.

Thêm từ khóa – Thực hiện thêm một ô nhập từ khóa.

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu lại các thông tin đã nhập và chuyển sang trang Thêm đồng tác giả (Hình 3).

Trở về - Thực hiện quay lại trang Quản lý tạp chí (Hình 1).

 

d.      Tại trang Thêm đồng tác giả (Hình 3), thực hiện nhập thông tin cán bộ đồng tác giả và nhấn vào nút “Thêm vào danh sách” (Mục 1 – Hình 3) để thêm thông tin cán bộ vào danh sách đồng tác giả. Để xóa thông tin đồng tác giả ra khỏi danh sách, nhấn vào nút “X” (Mục 2 – Hình 3).

e.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 3) để lưu lại danh sách đồng tác giả và tiếp tục hoặc nút “Lưu và trở về” (Mục 4 – Hình 3) để lưu lại danh sách đồng tác giả và quay lại trang Thông tin bài báo (Hình 2).

Hình 3 – Giao diện trang Thêm đồng tác giả.

Diễn giải Hình 3:

Thêm vào danh sách – Thực hiện thêm thông tin đồng tác giả vào danh sách đồng tác giả.

Xóa – Thực hiện xóa thông tin đồng tác giả ra khỏi danh sách đồng tác giả.

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu danh sách đồng tác giả và chuyển sang trang Thêm đề xuất cán bộ thẩm định (Hình 4).

Lưu và trở về – Thực hiện lưu danh sách đồng tác giả và trở về trang Thông tin bài báo (Hình 2).

 

f.        Tại trang Thêm đề xuất cán bộ thẩm định (Hình 4), thực hiện tương tự như Thêm đồng tác giả.

Hình 4 – Giao diện trang Thêm đề xuất cán bộ thẩm định.

Diễn giải Hình 4:

Thêm vào danh sách – Thực hiện thêm thông tin cán bộ vào danh sách cán bộ thẩm định.

Xóa – Thực hiện xóa thông tin cán bộ ra khỏi danh sách cán bộ thẩm định trên dòng tương ứng.

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu danh sách cán bộ thẩm định và chuyển sang trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

Lưu và trở về – Thực hiện lưu danh sách cán bộ thẩm định và trở về trang Thêm đồng tác giả (Hình 3).

 

g.      Tại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5), thực hiện chọn tập tin (Mục 1 – Hình 5) để thêm thông tin tập tin vào danh sách tập tin đính kèm. Để xóa thông tin tập tin ra khỏi danh sách, nhấn vào nút “X” (Mục 2 – Hình 5).

h.      Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và tiếp tục hoặc nút “Lưu và trở về” (Mục 4 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và quay lại trang Thêm đề xuất cán bộ thẩm định (Hình 4).

Hình 5 – Giao diện trang Thêm tập tin đính kèm.

Diễn giải Hình 5:

Tập tin – Thực hiện chọn và thêm tập tin vào danh sách tập tin đính kèm.

Xóa – Thực hiện xóa tập tin ra khỏi danh sách tập tin đính kèm.

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu danh sách tập tin đính kèm và chuyển sang trang Xem lại và gửi bài (Hình 6).

Lưu và trở về – Thực hiện lưu danh sách tập tin đính kèm và quay lại trang Thêm đề xuất cán bộ thẩm định (Hình 4).

 

i.        Tại trang Xem lại và gửi bài (Hình 6), nhấn vào nút “Lưu và gửi bài” (Mục 1 – Hình 6) để gửi thông tin bài báo hoặc nút “Trở về ” (Mục 2 – Hình 6) để quay lại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

 

 

Hình 6 – Giao diện trang Xem lại và gửi bài.

 

Diễn giải Hình 6:

Lưu và gửi bài – Thực hiện lưu lại và gửi thông tin bài báo.

Trở về – Thực hiện quay lại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

 

Đầu trang

1.2.   Thực hiện hiệu chỉnh bài báo:

 

a.      Tại trang Quản lý của cán bộ, nhấn chọn phân hệ Quản lý tạp chí (Hình 1) > nhấn vào nút “Sửa” (Mục 4 – Hình 1) tương ứng với dòng thông tin bài báo cần sửa.

b.      Tại trang Hiệu chỉnh thông tin bài báo (Hình 7), nhập các thông tin cần hiệu chỉnh.

c.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 4 – Hình 7) để lưu các thông tin vừa cập nhật và tiếp tục hoặc nút “Trở về” (Mục 5 – Hình 7) để quay lại trang Quản lý tạp chí (Hình 1).

 

Hình 7 – Giao diện trang Hiệu chỉnh thông tin bài báo.

 

Diễn giải Hình 7:

Xóa – Thực hiện xóa từ khóa trên dòng tương ứng.

Thêm từ khóa – Thực hiện thêm một ô nhập từ khóa.

Ý kiến – Ý kiến phản hồi đến ban biên tập.

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu lại các thông tin đã cập nhật và chuyển sang trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

Trở về - Thực hiện quay lại trang Quản lý tạp chí (Hình 1).

 

d.      Tại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5), thực hiện chọn tập tin (Mục 1 – Hình 5) để thêm thông tin tập tin vào danh sách tập tin đính kèm. Để xóa thông tin tập tin ra khỏi danh sách, nhấn vào nút “X” (Mục 2 – Hình 5).

e.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và tiếp tục hoặc nút “Lưu và trở về” (Mục 4 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và quay lại trang Hiệu chỉnh thông tin bài báo (Hình 7).

f.        Tại trang Xem lại và gửi bài (Hình 6), nhấn vào nút “Lưu và gửi bài” (Mục 1 – Hình 6) để gửi thông tin bài báo hoặc nút “Trở về ” (Mục 2 – Hình 6) để quay lại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

 

Đầu trang

1.3.   Thực hiện xác nhận nội dung biên tập:

 

a.      Tại trang Quản lý của cán bộ, nhấn chọn phân hệ Quản lý tạp chí (Hình 1) > chọn “Tác giả” (Mục 1 – Hình 1) > chọn “Xác nhận nội dung biên tập”.

b.      Tại trang Danh sách bài báo cần tác giả xác nhận nội dung (Hình 8), nhấn vào nút “Phản hồi” (Mục 1 – Hình 8) để thực hiện gửi ý kiến phản hồi cho bài báo trên dòng tương ứng.

 

Hình 8 – Giao diện trang Danh sách bài báo cần tác giả xác nhận nội dung.

 

Diễn giải Hình 8:

Phản hồi – Thực hiện gửi ý kiến phản hồi về nội dung biên tập bài báo.

 

c.       Tại cửa sổ Ý kiến về biên tập nội dung gửi ban biên tập (Hình 9), nhập ý kiến phản hồi.

d.      Nhấn vào nút “Thực hiện” (Mục 1 – Hình 9) để gửi ý kiến phản hồi đến ban biên tập. Để đóng cửa sổ, nhấn vào nút “[X]” (Mục 2 – Hình 9).

 

Hình 9 – Giao diện cửa sổ Ý kiến về biên tập nội dung gửi ban biên tập.

 

Diễn giải Hình 9:

Thực hiện – Thực hiện gửi ý kiến phản hồi về nội dung biên tập đến ban biên tập.

[X] – Thực hiện đóng cửa sổ và không gửi ý kiến.

 

Đầu trang

2.      Thực hiện gửi bài ngoài trường:

a.      Tại trang Quản lý của cán bộ, nhấn chọn phân hệ Quản lý tạp chí (Hình 1) > chọn “Tác giả” (Mục 1 – Hình 1) > chọn “Gửi bài báo ngoài trường”.

b.      Tại trang Thông tin bài báo ngoài trường (Hình 10), nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc (thông tin có dấu *).

c.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 1 – Hình 10) để lưu nội dung vừa nhập và tiếp tục.

 

Hình 10 – Giao diện trang Thông tin bài báo ngoài trường.

 

Diễn giải Hình 10:

Lưu và tiếp tục – Thực hiện lưu thông tin bài báo và chuyển sang trang Thêm đồng tác giả (Hình 3).

 

d.      Tại trang Thêm đồng tác giả (Hình 3), thực hiện nhập thông tin cán bộ đồng tác giả và nhấn vào nút “Thêm vào danh sách” (Mục 1 – Hình 3) để thêm thông tin cán bộ vào danh sách đồng tác giả. Để xóa thông tin đồng tác giả ra khỏi danh sách, nhấn vào nút “X” (Mục 2 – Hình 3).

e.       Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 3) để lưu lại danh sách đồng tác giả và tiếp tục hoặc nút “Lưu và trở về” (Mục 4 – Hình 3) để lưu lại danh sách đồng tác giả và quay lại trang Thông tin bài báo ngoài trường (Hình 10).

f.        Tại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5), thực hiện chọn tập tin (Mục 1 – Hình 5) để thêm thông tin tập tin vào danh sách tập tin đính kèm. Để xóa thông tin tập tin ra khỏi danh sách, nhấn vào nút “X” (Mục 2 – Hình 5).

g.      Nhấn vào nút “Lưu và tiếp tục” (Mục 3 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và tiếp tục hoặc nút “Lưu và trở về” (Mục 4 – Hình 5) để lưu danh sách tập tin đính kèm và quay lại trang Thêm đồng tác giả (Hình 3).

h.      Tại trang Xem lại và gửi bài (Hình 6), nhấn vào nút “Lưu và gửi bài” (Mục 1 – Hình 6) để gửi thông tin bài báo hoặc nút “Trở về ” (Mục 2 – Hình 6) để quay lại trang Thêm tập tin đính kèm (Hình 5).

 

Đầu trang